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Dématérialiser sa gestion des notes de frais  : pourquoi et comment  ?

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Traiter les notes de frais de ses employés est une tache assez difficile pour de nombreux dirigeants. Se faisant souvent à chaque fin de mois (en même temps que le paiement du salaire), cette opération occupe une place non négligeable dans le développement d’une entreprise. Pour info, une entreprise qui n’assure pas une meilleure conservation des notes de frais afin que ses salariés soient remboursés à temps court le risque d’un redressement fiscal. Cependant, ce document peut s’égarer facilement étant donné qu’il est souvent en format papier.

Afin de vous faciliter la tâche dans votre rôle de gérant et être à l’abri de ces situations désagréables, vous devez procéder à la dématérialisation des notes de frais. On parle également de numérisation des justificatifs papiers des notes de frais. En quoi est-ce un avantage de numériser le traitement des notes de frais de ses salariés et comment le faire ? On vous dit tout.

Comment procéder à la dématérialisation des notes de frais ?

Dématérialiser sa gestion des notes de frais  : pourquoi et comment  ?

Il faudra d’abord que cette dématérialisation soit conforme avec les textes réglementaires. À cet effet, les copies numériques et les justificatifs doivent respecter certaines conditions pour que leurs valeurs soient probantes et bénéficier de la déductibilité de la TVA :

  • Une reproduction à l’identique
  • Une compression des fichiers sans aucune perte
  • Une numérisation au format PDF ou PDF A/3
  • Une organisation du système de numérisation et d’archivage doit être documentée

Notons que tous les documents doivent être horodatés et scellés par un cachet serveur fondé.

L’implémentation de la dématérialisation des notes de frais

Pour que la dématérialisation des notes de frais soit effective, il faut aussi mettre en place un système informatique assez pratique.

Ce système doit prendre en compte les paramètres techniques suivants :

  • Un certificat d’identité numérique : Il permet aux tiers de s’identifier lors de la signature numérique
  • Un timestamp ou horodatage : il mentionne avec précision la date et l’heure de dépôt. Cela favorise une fluidité dans le processus de traitement
  • Un espace de confiance à distance : Centralise les documents vers des serveurs distants
  • Des enveloppes numériques : Elles permettent de conserver les documents numériques intégrés d’une fiche de suivi. Un intervenant certifie chaque étape de traitement du document

Dématérialiser ses notes de frais avec N2F

La dématérialisation des notes de frais passe inévitablement par l’acquisition d’un logiciel de notes de frais. Précisons qu’il faudra veiller à ce que le logiciel choisi s’adapte impérativement à vos besoins, et ce, que vous soyez PME, ETI ou grands groupes.

C’est d’ailleurs ce que vous offre le logiciel de notes de frais N2F. En effet, il vous suffit d’ouvrir un compte professionnel chez N2F, pour profiter automatiquement d’un service de dématérialisation de notes de frais. En installant l’application N2F qui est composée d’un scan intelligent (OCR), vous pouvez prendre en photo votre ticket ou justificatif. Ensuite, de façon automatique les données en sont extraites.

Toutes les informations (Date, montants, TVA, taxe de séjour, devises, volume de carburant) sont immédiatement enregistrées et reconnues. De cette manière, les notes de frais sont remplies et le service comptable peut les traiter après. Avec N2F, vous bénéficiez d’un calcul plus fiable et plus rapide des frais de déplacement et un suivi en temps réel du traitement des notes de frais. Par ailleurs, le logiciel fonctionne aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté grâce à l’application conçue pour smartphone.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ?

Dématérialiser sa gestion des notes de frais  : pourquoi et comment  ? #2

Cette solution offre de nombreux avantages. On vous les détaille rapidement.

Réduire les frais de traitement

D’après une étude réalisée en 2015, on estime que chaque note de frais relative à un traitement d’une note de frais engendre un coût moyen de 53 euros. Lorsqu’il y a des erreurs, cela entraîne un nouveau coût soit 48 euros. Il s’agit d’un budget colossal lorsque les factures s’accumulent. En optant pour la dématérialisation des notes de frais, vous pouvez réduire considérablement ce coût.

Éviter les erreurs

Il est remarqué que les erreurs deviennent de plus en plus fréquentes lors de la gestion des notes de frais. Soit un taux d’erreur moyen de 20 % qui occasionnent des frais supplémentaires. La plupart du temps, ces erreurs proviennent de plusieurs sources :

  • Une erreur de frappe lors du remboursement
  • Un oubli ou une altération des justificatifs
  • Une perte des justificatifs

Gagner du temps

Pour traiter une note de frais, vous aurez besoin de 20 minutes en moyenne et, à chaque fois que vous commettez une erreur, la durée est allongée de 18 minutes. La dématérialisation des notes de frais permet à vos collaborateurs et à votre comptable de bénéficier d’une méthode de saisie et de consultation simple, rapide et intuitive de chaque note de frais. Cela vous permet de faire un gain de temps considérable.

Simplifier les processus

La dématérialisation des notes de frais permet également de simplifier les process. Cela vous permet de stocker en ligne les notes de frais et les informations relatives à leur traitement sur une même plateforme. De plus, il est plus rapide et simple de présenter les justificatifs demandés en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal lorsqu’ils sont dématérialisés. Autrement dit, la dématérialisation des notes de frais simplifie et accélère les procédures de contrôle.

Limiter les besoins matériels

Pour stocker et faire l’impression des différentes factures dans l’entreprise, vous aurez besoin de papier et de l’espace pour l’archivage. Par contre, avec l’outil de dématérialisation, vous pouvez économiser des fournitures de bureau et préserver également de l’espace pour faire autre chose.

FAQ

Comment sont calculées les notes de frais ?

Les notes de frais sont généralement calculées en fonction des dépenses engagées par le salarié lors de ses déplacements professionnels ou pour des frais liés à son activité. Les montants remboursables peuvent varier en fonction du type de dépenses et des limites fixées par l'entreprise. Les justificatifs tels que les factures, tickets de caisse ou reçus doivent être fournis pour appuyer les demandes de remboursement.

Une fois les dépenses vérifiées et validées par la direction, le montant total est alors remboursé au salarié.

Comment gérer les notes de frais ?

Pour gérer les notes de frais efficacement, il est important de garder toutes les factures et reçus bien organisés dans un dossier. Il est également conseillé d'utiliser des applications ou des logiciels de gestion des notes de frais pour faciliter le suivi et la saisie des dépenses.

Enfin, il est primordial de conserver une copie numérique de ses notes de frais pour éviter toute perte ou oubli lors du processus de remboursement. N'oubliez pas non plus de vérifier régulièrement vos dépenses afin d'éviter les erreurs et optimiser votre budget.

Comment faire des notes de frais ?

Pour faire des notes de frais, il est important de conserver toutes les factures et reçus liés à vos dépenses professionnelles. Ensuite, il suffit de remplir un formulaire dédié en indiquant le montant de chaque dépense ainsi que la nature (repas, transport, hébergement, etc.).

Il est également recommandé d'inclure une justification pour chaque dépense afin d'éviter toute contestation ultérieure. Enfin, n'oubliez pas de remettre vos notes de frais à votre service comptabilité dans les délais impartis.

Léo Dupuis

Léo Dupuis

Léo s'est tout naturellement tourné vers le métier de rédacteur web après avoir obtenu son diplôme en journalisme. Passionné par les technologies depuis toujours, il a décidé de mettre à profit ses talents d'écriture pour informer et conseiller les lecteurs sur les dernières tendances du moment.

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